Uma lista de verificação simples de organização digital

Não perca a lista de verificação de organização digital no final deste artigo.

Adoro espaços digitais! Alguns dos meus espaços favoritos incluem minha caixa de entrada, Notas e aplicativos de mensagens. Eu não teria escrito a frase anterior há cinco anos.

No passado, eu me sentia sobrecarregado com minhas contas de e-mail, calendários, biblioteca de fotos e outras ferramentas digitais. Eu tinha muitas coisas para controlar e muitas notificações exigindo minha atenção! Meu mundo digital me deixou distraído e desorganizado.

Depois de ler sobre minimalismo digital, comecei lentamente a organizar minha vida digital. Foi uma virada de jogo!

Neste artigo, compartilharei uma lista de verificação e um guia simples de organização digital. Ambos me ajudaram:

reduzir o estresse
organizar meus espaços digitais,
considere como a mídia social agrega valor (ou não)
gaste menos tempo nas telas,
e divirta-se com o processo.

Com isso, vamos começar!

Como organizar seu espaço digital: um guia passo a passo

Organizei minha vida digital usando uma abordagem de três etapas. Vou compartilhar minha estratégia abaixo. Se essas ideias ressoam em você, use-as!

totem coiote

Vamos começar com o primeiro passo:

1.) O que área de desordem digital está causando mais estresse?

Antes de organizar a desordem digital, me pergunto o seguinte:

Qual área de desordem digital está causando mais estresse?

Passarei de 10 a 15 minutos respondendo à pergunta acima em meu diário . Escrever me ajuda a identificar áreas problemáticas nas quais focar, como:

uma caixa de entrada lotada,
uma biblioteca de fotos cheia de imagens duplicadas,
ideias para futuros boletins informativos,
meus hábitos digitais em geral,
e uma mesa coberta de documentos.

Quando sei o que está me causando estresse, tomo pequenas medidas.

2.) Crie e mantenha um sistema organizacional simples .

No passado, tentei organizar minha vida digital usando pastas, nomes de arquivos e algum armazenamento em nuvem. Mas essa abordagem não fazia sentido para minha vida profissional. Eu me senti menos organizado e mais sobrecarregado.

Minha abordagem à desordem digital teve que mudar. Então, usei algumas perguntas do diário para criar um novo sistema organizacional, incluindo:

Como você encontra informações em seus dispositivos?
Você gosta de pesquisar por data, tag ou por meio da função de pesquisa?
Que tipo de sistema parece intuitivo de usar?

Ao responder a essas perguntas, criei um sistema organizacional que funciona para mim. Por exemplo, arquivei a maioria dos meus arquivos digitais. Agora eu uso a função de busca, em programas como OneDrive e Lightroom , para encontrar o que preciso. Você pode usar outros aplicativos e armazenamento como Google Drive, Dropbox ou até mesmo um disco rígido externo.

Eu encorajo você a responder às perguntas acima. Descubra o que funciona para você. Se o seu sistema organizacional for intuitivo, você poderá acompanhar sua vida digital. Com um sistema instalado, você gastará menos tempo organizando arquivos. Em vez disso, concentre-se em excluir arquivos duplicados e desnecessários, e-mails antigos (promoções, notificações do Facebook e Instagram), fotos e muito mais.

E, com sorte, você se divertirá com o processo!

3.) Divirta-se e aproveite o processo!

Manter minha casa arrumada é um processo que dura a vida toda, e o mesmo vale para os espaços digitais. Normalmente, passo de 10 a 15 minutos por dia organizando meus espaços digitais. Para tornar a organização divertida, ouço música ou podcasts. Além disso, uso uma lista de verificação para agilizar minhas tarefas.

This image describes the Digital Declutter Checklist article.

Sua lista de verificação de organização digital (e dicas)

Para me ajudar a me manter organizado, criei uma lista de verificação de organização digital. Normalmente, eu analiso minha lista de verificação uma vez por semana. Alguns dos itens da minha lista de verificação – como arquivar e-mails e usar senhas seguras – fazem parte da minha rotina diária.

Você pode usar minha lista de verificação diariamente, semanalmente ou trimestralmente. Pense nesta lista de verificação como um ponto de partida. Sinta-se à vontade para modificar ou adicionar itens à lista de verificação. Salve-o em seu aplicativo de notas ou como papel de parede em seu computador ou tablet. O importante é reservar tempo para a organização digital.

Aqui está minha lista de verificação:

Exclua com atenção
Crie e gerencie senhas seguras
Fechar contas não utilizadas
Cancelar inscrição em listas de e-mail
Arquivar ou excluir e-mails
Organize documentos com base em temas
Crie uma área de trabalho organizada movendo arquivos para a nuvem
Faça upload de fotos e exclua duplicatas
Desinstale aplicativos não utilizados
Documentos de backup
Pasta de lixo vazia
Faça pausas digitais

Para contextualizar minha lista de verificação de organização digital, pensei que seria útil compartilhar exemplos de como organizo alguns de meus espaços digitais.

simbolismo do peru

Exclua com atenção .

Excluir arquivos, documentos, aplicativos e outras ferramentas digitais faz parte do processo de organização. No entanto, estou atento ao que excluo. Se não tiver certeza sobre a exclusão de um arquivo, software ou aplicativo, deixo-o de lado. Sempre posso excluí-lo mais tarde.

Além disso, tenho backups automáticos através do OneDrive. Os backups me dão tranquilidade. Se eu excluir acidentalmente um arquivo ou meu hardware quebrar, posso recuperar o que preciso.

Crie e use senhas seguras.

Graças ao gentil incentivo de minha família, eu finalmente comecei a usar 1Senha . É um aplicativo seguro que me permite armazenar, gerenciar e criar senhas seguras com facilidade. Resisti a usar este aplicativo por anos. Agora é um dos meus programas favoritos!

Arquivar ou excluir e-mail .

Há alguns anos, organizei meus e-mails em pastas e tags. O sistema não estava funcionando para mim, então decidi tentar algo novo. Arquivei todos os meus e-mails e comecei do zero. Hoje, é assim que gerencio meu e-mail:

Eu respondo e-mails e arquivo ou excluo minhas mensagens.
Eu excluo spam e cancelo a inscrição em listas de e-mail.
Eu esvazio a pasta de lixo.
Se eu precisar encontrar um e-mail, uso a função de pesquisa no meu cliente de e-mail. Para mim, procurar um e-mail é rápido. Levei mais tempo para manter um sistema de pastas.
Verifico e-mails no meu laptop; não meu telefone.

Durante a semana de trabalho, acompanho esse processo. Até agora, manteve minha caixa de entrada organizada.

Desinstalar aplicativos .

Fiquei irritado com a quantidade de aplicativos no meu iPhone, então os reorganizei. Veja como:

Criei uma pasta chamada Apps.
Coloquei a pasta Apps em uma tela interna.
Mudei todos os meus aplicativos para a pasta.
Excluí aplicativos que não uso mais.
Desativei as notificações para a maioria dos aplicativos.

O resultado? Minha tela inicial está limpa e sem distrações! Ele contém minhas anotações, câmera, telefone e aplicativos de mensagens de texto.

Se eu precisar encontrar um aplicativo, deslizo para baixo no meu iPhone e procuro por ele. Adoro como minha tela inicial é limpa e simples!

Gerenciamento de fotos .

Eu uso um programa chamado Lightroom para armazenar, editar e gerenciar minhas fotos. O Lightroom classifica as imagens por data cronológica, então não me preocupo em organizar minhas fotos em pastas separadas.

Além disso, o Lightroom possui uma funcionalidade de pesquisa incrível. O software reconhece a maioria dos itens de uma foto, então posso pesquisar imagens por data, tema ou local. Normalmente, consigo encontrar fotos facilmente.

Além disso, usar a função de pesquisa é divertido! Quando procuro imagens, encontro fotos que esqueci. Ver fotos mais antigas me dá a oportunidade de refletir sobre experiências alegres.

Inclua pausas digitais em sua organização digital

Há alguns anos, Catherine Price – jornalista e autora – escreveu um artigo sobre o uso do telefone e a saúde a longo prazo para a população. New York Times .

Price disse: Pausas regulares podem ser uma forma eficaz de reequilibrar a química do seu corpo e recuperar o senso de controle. Um “sábado digital” de 24 horas pode ser surpreendentemente reconfortante (depois que a inquietação inicial diminui), mas até mesmo deixar o telefone para trás quando você almoça é um passo na direção certa.

Segui o conselho de Price e tem sido muito útil. Fazer pausas regulares no meu telefone - e na verdade em todas as telas - é uma parte fundamental do meu processo de organização digital. Os intervalos me ajudam a descansar, brincar e me motivam a me manter organizado. Agora, uso minhas ferramentas digitais com intenção.